Erledigen Sie die Aufgaben lieber eigenhändig? Glauben Sie, Sie sind unersetzbar? Muss alles über Ihren Schreibtisch laufen? Oder können Sie in den Urlaub gehen und es läuft alles ohne Sie weiter? Richtig delegieren ist eine Königsdisziplin, die viele Vorgesetzten schon vor grössere Herausforderungen gestellt hat.
In meinen Führungscoachings erzählen mir die Teilnehmenden öfters, dass Sie viele Aufgaben delegiert bekommen hätten, ohne Handlungskompetenz. Was läuft da falsch? Die folgenden Punkte helfen Ihnen, richtig zu delegieren, damit Sie mehr Zeit haben, sich um die nicht delegierbaren Aufgaben kümmern zu können.
So delegieren Sie richtig
Delegieren heisst, Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen an Andere zu übertragen. Das Ziel ist sich selbst zu entlasten, um mehr Zeit für Themen zu haben, die sich nicht delegieren lassen. Dazu gehören zum Beispiel strategische Aufgaben, Personalentscheidungen, Teamentwicklung oder Budget. Delegieren heisst Kontrolle abgeben.
Fragen für Ihre Selbstreflektion:
Besteht ein gemeinsames Verständnis und Klarheit über die Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen und Ziele?
Sind die Erwartungshaltungen definiert?
Haben Sie die Organisation richtig aufgebaut, so dass Sie sich selbst rausnehmen können?
Tipp: Kontrollieren Sie das Ergebnis und nicht den Weg!
„Ich habe mir angewöhnt, nie etwas selber zu tun, was jemand anders gleich gut oder besser kann als ich“ - Lee Iacocca
Vermeiden Sie die Falle der Rückdelegation
Wenn eine Aufgabe, die Sie an einen Mitarbeitenden delegiert haben, wieder bei Ihnen landet und Sie die Arbeit dann zu Ende führen, sind Sie in der Falle der Rückdelegation gelandet. Helfen Sie Ihren Mitarbeitenden bei schwierigen Situationen, indem Sie sie coachen. Das können Sie am besten, indem Sie Fragen stellen, so dass diese Person selbst auf die Lösung kommt.
Fragen für Ihre Selbstreflektion:
Beschäftigen Sie sich öfters mit Sachaufgaben, die nicht Sie erledigen sollten?
Lieben Sie es, wenn die Mitarbeitenden mit Problemen zu Ihnen kommen?
Müssen Ihre Mitarbeitenden öfters auf Sie warten, damit sie weiter arbeiten können?
"Man kann den Menschen nicht auf die Dauer helfen, wenn man für Sie tut, was Sie selbst tun können und sollten." - Abraham Lincoln
Nutzen der Delegation:
Durch richtige Delegation…
erzielen Sie bessere Arbeitsergebnisse
gewinnen Sie mehr Zeit für das Wesentliche
fördern Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
machen Sie sich einen guten Namen als motivierende Führungskraft
können Sie einen gröseren Verantwortungsbereich übernehmen
Die grössten Delegationsfehler
Richtiges delegieren kann sehr anspruchsvoll sein. Die häufigsten Fehler sind folgende:
Delegation nur an die Besten
Delegation an ungeeignete Mitarbeitende
Keine Zwischenkontrollen
Zu späte Delegation
Ständiges Kontrollieren und Einmischen
Nur unangenehme Aufgaben weiterzugeben, die keinerlei Qualifikation erfordern
Die Aufgabenstellung ist ungenau und schwammig, die Mitarbeiter wissen weder, wie die genaue Zielsetzung aussieht, noch kennen sie die Rahmenbedingungen
Vergessen Sie nie, dass die Hauptverantwortung auch nach der Delegation weiterhin bei Ihnen bleibt.
Fragen für Ihre Selbstreflektion:
Kann es sein, dass es nicht an der mangelden Zeit liegt, sondern, dass Sie zu viel selbst erledigen möchten?
Geben Sie ungern Kontrolle ab?
Fällt es Ihnen schwer, ihre Lieblingsaufgaben zu delegieren?
Haben Sie die Person ohne viel Einmischung selbständig arbeiten lassen?
Tipp: Erlauben Sie ihren Mitarbeitenden, aus ihren eigenen Fehlern zu lernen.
"Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen zu übertragen und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen." - Theodore Roosevelt
Mikro- versus Macromanagement
Gehören Sie zu den Chefs, die ihren Mitarbeitern ständig über die Schulter schauen und ihnen sagen, wie sie ihre Aufgaben zu erfüllen haben? Dann sind Sie ein typischer Mikromanager. Viele Mikromanager sind pedantische Perfektionisten, die vor lauter Begeisterung für die Details das große Ganze aus dem Blick verlieren.
Der richtige Moment um vom Mikro- zum Makromanager umzustellen ist, wenn Sie wachsen wollen und Mitarbeitende einstellen. Dann heisst es Vertrauen und loslassen. Diesen Rollenwechsel muss man sich bewusst machen und die neuen Aufgaben, die im Makromanagement liegen, akzeptieren.
"Es macht keinen Sinn, intelligente Leute einzustellen und ihnen dann zu sagen, was sie tun sollen; wir stellen intelligente Leute ein, damit Sie uns sagen können, was wir tun sollen." - Steve Jobs
Gerne begleite ich Sie auf dem Weg zur passionierten Führungskraft in meinen Führungstrainings oder Business-Coaching:
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme per Mail: ueli.gerber@gerber-partner.ch oder telefonisch unter +41 (0)79 431 96 71.
Herzlichst,
Ueli Gerber